Hướng dẫn thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động qua mạng điện tử
Thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động qua mạng điện tử giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí đi lại và chủ động theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ. Theo quy định mới tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP áp dụng cho năm 2026, thủ tục này đã được tối ưu theo quy trình gộp 1 bước trên Cổng dịch vụ công.
Việc nắm rõ thành phần hồ sơ và quy trình kê khai trực tuyến giúp người sử dụng lao động tránh tình trạng hồ sơ bị trả về nhiều lần do sai sót thông tin.
Đối tượng và trường hợp được cấp lại giấy phép lao động
Giấy phép lao động còn thời hạn nhưng bị mất, bị hỏng hoặc có sự thay đổi thông tin cá nhân như số hộ chiếu, địa điểm làm việc, tên doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần đối chiếu theo quy định có hiệu lực tại thời điểm thực hiện để chuẩn bị đúng giấy tờ chứng minh lý do cấp lại.
Trường hợp giấy phép lao động sắp hết hạn, doanh nghiệp cần làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động thay vì xin cấp lại.
Thành phần hồ sơ cấp lại giấy phép lao động trực tuyến 2026
Hồ sơ cấp lại giấy phép lao động nộp qua mạng cần scan từ bản gốc hoặc bản sao chứng thực:
- Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
- Giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn (trường hợp bị mất phải có văn bản xác nhận của cơ quan công an cấp xã hoặc văn bản giải trình của doanh nghiệp).
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc các giấy tờ chứng minh sự thay đổi nội dung trên giấy phép.
- Hộ chiếu còn giá trị theo quy định pháp luật.
Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi tải lên hệ thống. Tải các mẫu văn bản chuẩn tại mục biểu mẫu và tham khảo hướng dẫn hồ sơ chi tiết.
Quy trình 1 bước nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công
Quy trình thực hiện trực tuyến được đơn giản hóa với thời gian xử lý là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp cần gửi hồ sơ trước ít nhất 10 ngày làm việc.
Bước 1: Truy cập và đăng nhập hệ thống
Doanh nghiệp truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở (Sở Nội vụ / UBND cấp tỉnh tiếp nhận và xử lý).
Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp đã được xác thực.
Bước 2: Kê khai thông tin Mẫu số 03
Chọn thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu điện tử Mẫu số 03, bao gồm thông tin doanh nghiệp, thông tin người lao động và lý do đề nghị cấp lại.
Bước 3: Tải file hồ sơ và nộp trực tuyến
Đính kèm bản scan định dạng PDF hoặc JPEG của từng thành phần hồ sơ theo yêu cầu.
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin và thực hiện ký số/nộp hồ sơ.
Bước 4: Nhận kết quả
Cơ quan chuyên môn kiểm tra hồ sơ trong thời hạn 10 ngày làm việc.
Nếu hồ sơ hợp lệ, giấy phép lao động cấp lại sẽ được trả bản điện tử hoặc bản giấy qua dịch vụ bưu chính công ích.
Nếu bị từ chối, cơ quan tiếp nhận sẽ trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do trên hệ thống.
Lỗi thường gặp khiến hồ sơ trực tuyến bị từ chối
Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật công chứng không đúng quy định.
Kê khai sai thông tin giữa Mẫu số 03 và thông tin trên hộ chiếu.
Nộp hồ sơ không đúng thời hạn quy định (ít nhất 10 ngày làm việc).
File scan mờ, thiếu trang hoặc không rõ con dấu.
Doanh nghiệp nên cập nhật các quy định giấy phép lao động hiện hành để hạn chế sai sót.
Các câu hỏi thường gặp về thủ tục cấp lại trực tuyến
Thời gian xử lý hồ sơ cấp lại qua mạng là bao lâu?
Thời hạn xử lý là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan tiếp nhận nhận đủ hồ sơ hợp lệ trên Cổng dịch vụ công theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Nộp hồ sơ trễ hạn có bị phạt không?
Nếu giấy phép lao động hết hạn mà người lao động vẫn làm việc sẽ vi phạm quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần chủ động nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày làm việc.
Mẫu tờ khai nào áp dụng cho năm 2026?
Doanh nghiệp áp dụng Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Trường hợp làm thủ tục cấp mới thì quy trình có khác không?
Thủ tục cấp mới giấy phép lao động có yêu cầu thêm về văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động, phiếu lý lịch tư pháp và khám sức khỏe. Quy trình nộp qua Cổng dịch vụ công cũng được thực hiện thống nhất theo hướng dẫn mới.
Dịch vụ hỗ trợ thủ tục giấy phép lao động tại ViTravel
Tùy theo từng trường hợp thực tế của doanh nghiệp và người lao động, việc chuẩn bị giấy tờ có thể phát sinh các yêu cầu xác minh khác nhau.
ViTravel hỗ trợ rà soát tính pháp lý của hồ sơ, kiểm tra văn bản dịch thuật hợp pháp hóa lãnh sự và tư vấn quy trình nộp chuẩn xác trên hệ thống trực tuyến.
Liên hệ hotline 0964.353.355 hoặc qua trang liên hệ ViTravel để được đội ngũ chuyên viên kiểm tra chi tiết theo hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.
